Tietosuojaseloste
Palokatselmus kerää taloyhtiöiden asukkailta tietoja asuntojen palovaroittimista, jotta taloyhtiö voi osoittaa hoitaneensa pelastuslain mukaisen velvoitteensa. Tässä selosteessa kerrotaan, mitä tietoja käsitellään, kuka niitä käsittelee ja miten voit vaikuttaa omiin tietoihisi.
1. Kuka vastaa tiedoistasi
Käsittelyssä on kaksi eri roolia, ja on tärkeää erottaa ne toisistaan.
Katselmusaineisto
Kun asukas ilmoittaa palovaroitintietonsa, rekisterinpitäjä on taloyhtiö, jonka toimeksiannosta katselmus tehdään. Taloyhtiötä edustaa yleensä isännöintitoimisto. Palokatselmus toimii tässä henkilötietojen käsittelijänä ja käsittelee tietoja vain taloyhtiön ohjeiden ja tämän selosteen mukaisesti.
Palokatselmuksen oma asiakas- ja yhteydenottorekisteri
Kun isännöitsijä tai taloyhtiön edustaja ottaa yhteyttä tai tilaa katselmuksen, rekisterinpitäjä on Palokatselmus.
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Lassi Veikko Samuli Uitto (Palokatselmus)
Y-tunnus 3129855-9
Ruutontie 1, 25360 Pertteli
info@palokatselmus.fi
Tietosuoja-asioista vastaava yhteyshenkilö: Lassi Uitto, info@palokatselmus.fi. Erillistä tietosuojavastaavaa ei ole nimitetty, koska tietosuoja-asetuksen 37 artiklan edellytykset eivät täyty.
2. Mitä tietoja käsitellään
| Tietoryhmä | Sisältö |
|---|---|
| Huoneiston tunnistetiedot | Taloyhtiön nimi, osoite, porras ja huoneiston numero, huoneiston pinta-ala ja kerrosten määrä |
| Palovaroitintiedot | Varoittimien määrä, tyyppi, sijainti, ikä tai valmistusvuosi, testauksen tulos ja havaitut puutteet |
| Vastaajan tiedot | Vastaajan nimi ja yhteystieto, jos hän ne itse ilmoittaa; rooli (asukas, osakas, vuokralainen); vastauksen ajankohta |
| Käyntitiedot | Merkintä siitä, onko huoneistossa käyty paikan päällä, käynnin päivämäärä ja havainnot |
| Yhteydenottotiedot | Isännöitsijän tai taloyhtiön edustajan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, edustama taloyhtiö ja viestin sisältö |
Nimen ja yhteystiedon antaminen on vapaaehtoista. Katselmus voidaan tehdä pelkän huoneistotunnisteen perusteella. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja, ei kerätä.
3. Mihin tietoja käytetään ja millä perusteella
- Palovaroitinvelvoitteen toteutumisen selvittäminen ja dokumentointi. Perusteena rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetus 6 art. 1 c), eli pelastuslain (379/2011, muutos 436/2023) 17 §:n mukainen rakennuksen omistajan velvollisuus huolehtia asuntojen palovaroittimista.
- Käyntikohteiden kohdentaminen huoneistoihin, joista ei ole saatu vastausta. Perusteena sama lakisääteinen velvoite ja taloyhtiön oikeutettu etu (6 art. 1 f).
- Yhteydenottoihin vastaaminen ja asiakassuhteen hoitaminen. Perusteena sopimus tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimet (6 art. 1 b) sekä oikeutettu etu (6 art. 1 f).
Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin. Tietoja ei myydä eikä käytetä kohdennettuun mainontaan.
4. Mistä tiedot saadaan
- Asukkaalta itseltään, kun hän täyttää palovaroitinkyselyn.
- Taloyhtiöltä tai isännöintitoimistolta: huoneistoluettelo, osoitetiedot ja pinta-alat.
- Katselmuskäynnillä tehdyistä havainnoista.
5. Kenelle tietoja luovutetaan
Katselmuksen tulokset luovutetaan toimeksiannon antaneelle taloyhtiölle ja sitä edustavalle isännöintitoimistolle. Taloyhtiö voi esittää aineiston pelastusviranomaiselle tai vakuutusyhtiölle osoittaakseen velvoitteensa täyttämisen.
Tietoja ei luovuteta muille kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Viranomaiselle tietoja luovutetaan vain, jos laki siihen velvoittaa.
Käytettävät palveluntarjoajat
Tietojen käsittelyssä käytetään Microsoft 365 -palveluita (lomakkeet, sähköposti ja tiedostojen säilytys). Microsoft toimii tällöin alikäsittelijänä. Tiedot säilytetään EU- tai ETA-alueella. Mikäli tietoja jouduttaisiin siirtämään ETA:n ulkopuolelle, siirto perustuu Euroopan komission vakiolausekkeisiin tai muuhun tietosuoja-asetuksen V luvun mukaiseen suojatoimeen.
6. Kuinka kauan tietoja säilytetään
- Katselmusaineisto: luovutetaan taloyhtiölle katselmuksen päätyttyä. Palokatselmus poistaa oman kopionsa 12 kuukauden kuluttua katselmuksen valmistumisesta, ellei taloyhtiön kanssa ole sovittu toisin. Taloyhtiön oman säilytysajan määrittää taloyhtiö itse.
- Yhteydenotot ja tarjouspyynnöt: enintään 24 kuukautta viimeisimmästä yhteydenotosta.
- Kirjanpitoaineisto: kirjanpitolain edellyttämän ajan.
7. Miten tiedot suojataan
- Sähköiset tiedot säilytetään salasanasuojatuissa ja kaksivaiheisella tunnistautumisella suojatuissa palveluissa.
- Pääsy tietoihin on vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä katselmuksen tekemiseen.
- Mahdollinen paperiaineisto säilytetään lukitussa tilassa ja hävitetään tietoturvallisesti, kun tiedot on siirretty sähköiseen muotoon.
- Tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan tietosuojavaltuutetun toimistolle ja tarvittaessa rekisteröidyille tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
8. Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- saada tietää, käsitelläänkö sinua koskevia tietoja, ja saada niistä jäljennös;
- vaatia virheellisen tiedon oikaisemista;
- vaatia tietojen poistamista, jos käsittelylle ei ole enää perustetta;
- vaatia käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä, kun se perustuu oikeutettuun etuun;
- saada tiedot siirretyiksi järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
Pyynnön voi lähettää osoitteeseen info@palokatselmus.fi. Katselmusaineistoa koskevat pyynnöt välitetään taloyhtiölle, joka on kyseisen aineiston rekisterinpitäjä. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa. Henkilöllisyys voidaan tarvittaessa tarkistaa ennen tietojen luovuttamista.
Jos katsot, että tietojasi on käsitelty lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).
9. Evästeet
Sivusto ei käytä seuranta- tai mainosevästeitä eikä kerää kävijätilastoja. Sivuston kirjasimet ladataan Google Fonts -palvelusta, jolloin selaimen IP-osoite välittyy palvelun tarjoajalle.
Palovaroitinkysely toimii Microsoft Forms -palvelussa, jolla on oma tietosuojakäytäntönsä.
10. Muutokset selosteeseen
Selostetta päivitetään, kun palvelu tai lainsäädäntö muuttuu. Viimeisin päivityspäivä näkyy sivun alussa.